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第十九届心协心研部第五次例会会议记录

来源:   发布人:心研部   发布时间: 2018/11/4 0:00:00

会议名称:第十九届心协心研部第次例会

会议时间:2018年11418时至20时10分

会议地点:4栋006

主持人员:心研部部长:杨佳妮 心研部副部长:张钊 陈夏莹 谢佳文

记录人员:心研部部委:范茹 胡慧

与会人员:心研部部长:杨佳妮 心研部副部长:张钊 心研部副部长:陈夏莹 心研部副部长:谢佳文 心研部部委:赵雪纯 胡慧 钟丽萍 罗勤 王雨 刘思睿 范茹 周鑫 王迎澳 黄伟 杨庆星 张蕊 何晟 陈慧 周星月 漆姚姚 叶涛 黄海 李婕 吴隆鑫 明婕 姚霞 方彦心

应到人数:28实到人数:27缺席人数:1

旁听人员:纪检部部委 倪新

迟到人

缺席人员:请假人员:心研部部委傅子怡

     请假原因:学院社团选拔

会议内容:

一、各部委依次述职,分享本周的工作内容及遇到的问题

(一)本周内部委主要参与的工作有素拓团辅观摩以及参加协会的趣味运动会。

(二)本周部委逐个就素拓团辅活动的观摩发表个人的感想、经验以及总结。对于部委提出的的问题部长给出了对应的回答:

1.团队迟到情况的处理:和对方负责人沟通时明确告知要对方团队提前15分钟到场签到,如果迟到人数过多或实到人数过少可能会无法进行活动;如果是几个人迟到,跟对方负责人沟通再等5分钟左右(时间视团队情况而定),规定时间内到达就继续进行,到不了的就告知其可以不来了,以免影响个人和团队的活动体验。

2.团队活动中兴致不高情况:如果是活动中的一两个小环节,看具体情况。劝说无效,并且还是很排斥可以考虑不进行;如果是一整个活动,劝说无效可以考虑换一个活动。

3.规则及其细节:作为工作人员在场的部委必须清楚活动规则。细节方面,自己先体验一下可以更好地解决疑问。

4.对于是否可以提前发规则:部长强调素拓团辅的规则不能外泄,其他活动为不影响活动体验不提倡提前发规则。

、部门活动:

(一)下周会有三场素拓观摩和一场团辅观摩(这是最后一场团辅观摩,部长建议还没有观摩过团辅的部委尽量参加),要求各部委至少观摩一场。本周素拓只有暖场活动由部长级带领,其他所有环节由观摩人员直接带领。参与观摩的部委可以在周二晚上2100前找佳妮学姐报名申请带领哪个环节;如果报名人数不够将会在观摩的部委中抽点。相应团队信息开完会后会在群里发出来。

二)下下周开始活动将由部委全权负责带领,可以在周六、周日找张钊学长申请想带哪一场,以及那场不能来(空闲时间表上有的就不用说了)。另外要求各部委熟悉预约流程。

三、关于预约流程会在会后发至群文件中,要求各部委及时查收,同时为避免一些细节问题,部长决定在会上先讲解一次

(一)流程:

1.周一会在群里通知由谁带领哪场活动,要求带领人最迟周二主动添加对方负责人好友,询问团队信息(团队实到人数、男女比例、成员熟悉程度、预约目的、之前有无成员参加过类似活动、团队活跃程度,团队成分即是否有会长、部长级参加以及团队成员部门分布等)。  

2.发给对方几份文件:

1)素拓:将团队成员信息表(要求对方填好电子版之后再打印两份)、素拓场地审批表(要求先打印两份出来后填好前三行)以及素拓活动入场须知(无规则版,要求对方负责人需将该份文件发到对方群里让对方团队成员仔细查看)发给对方负责人,告知预约方周四(若周四没有签一定要在周五之前签完)之前需自行到值班窗口(告知对方在7栋学生事务服务中心最左边窗口)签定安全责任协议书,值班时间为12:30-19:00,签两份,带走一份。嘱咐对方负责人活动当天需带齐五份文件才能开展活动,签到完收取一份团队成员信息表和一份素拓场地审批表,其余材料归对方团队所有。

2)团辅:除了不需要安全承诺书外其余要求和素拓要求一样,嘱咐对方负责人活动当天要带齐四份文件。

(二)关于对接时注意的问题:说清楚签安全承诺书地点、值班时间段,周四询问对方是否签完;提前一天提醒对方着装问题;预约团队需要提前15分钟到场,着重强调不要迟到,提前告知对方如果实到人数少或迟到人数过多则会取消活动;提前告知对方如果由于天气原因导致活动无法进行或团队不想继续进行活动将会取消或者顺延;提前告知对方负责人活动之后要交一篇400字的感想以及当天实到人数的word电子信息表,在周一晚22:00前发给活动负责人。

(三)佳妮学姐介绍素拓及团辅活动预约人数限制,素拓活动为20到35人,团辅活动为35到50人,如人数过多可分批设置活动。

(四)以后部委开始带领活动可以拉讨论小组,要把几位部长拉进去。带领人可以将自己的活动设计方案发到群里让大家提意见,写策划时每个细节都要考虑到位。带领人和助手需提前45分钟到场,检查场地并试验器材,如果场地太脏的话可以清扫一下。

(五)张钊学长会每周在群里更新一次预约表,之后如果有人来预约,张钊学长会立即发到值班群里,方便线上与线下及时对接;团队在事服预约并填表后,值班人员立即拍照并发给张钊学长。若是部委有认识的人员私聊报名,需推给对方心研部公众号,由公众号进行对接,禁止私自对接。

四、空闲时间表每月更新一次,周一晚10点前发给小组长,小组长整合在一张表上,在周二晚10点前发给分管部长。

五、本周素拓团辅的总结要在周二晚21:00前交给小组长,小组长审核并打包后发给分管部长。

六、部长公布部门考核结果:心研部排名第五扣分项主要是值班中钥匙交接不当以及例会旷会等一些很基础的问题,希望大家多多注意不要再犯。若再犯将不止是写检讨,还要在例会时念给大家听。

七、应协会要求,心协及心研部运营账号推送的的说说大家多多转发。

八、下周各组小组长为佳妮学姐组:刘思睿;佳文学姐组:王迎澳;夏莹学姐组:钟丽萍;张钊学长组:周星月。

九、文字工作小组需要六个部委参加,由夏莹学姐负责。

十、部长就协会纪检部筹备趣味运动会的可学习之处和不足之处进行简单总结:可借鉴的经验是筹备时有考虑让全体都参与的环节以及物资筹备齐全等;还需再改进之处是纪律(场面有些混乱,控场还需加强)、规则(细节方面策划时应考虑到要统一)等。

十一夏莹学姐提出本周总结中存在的的问题

(一)字体问题:再次强调:标题二号黑体;正文四号宋体

(二)空格:为了美观,空格的位置保持一致,没有电脑的部委可以按照发在群里的总结文件模板进行编辑

(三)一、二、三级标题一定要放对位置

(四)总结中的括号是中文括号不是英文括号

(五)强调活动名称及规则一定要正确

(六)感想部分的括号是小三字体,正文还是四号宋体

(七)反映本周交的总结中部分部委的活动感想太少,提出对团队存在的问题可以挑主要的写,但感想必须认真写,多写。(在南昌大学心理健康教育信息化平台会上传团辅素拓活动内容,其中有带领人感想这一项。)

(八)总结中时间除活动拖太久(半个小时以内一律写9:00-11:00或14:00-16:00

(九)活动地点:心理素质拓展基地、正气广场、白帆体育场

(十)强调总结中不要出现“游戏”两个字

(十一)上传照片选一些形式较好的,图片中不要出现遮挡物或者半个人。